你認為商務中心中所重要的部份是什麼？是合理的價格還是齊全的設備？是裝潢氣派的空間還是打掃乾淨的環境？其實商務中心中有一個相當重要的靈魂人物，是未來在使用商務中心的服務時最常跟你互動的對象！

沒錯！就是櫃檯的萬能小秘書！小至零食、咖啡的置放、大至賓客接待、電話過濾，都需要跟秘書溝通指示，因此可以說是商務中心中非常重要的一部分哦！趕緊一起來瞧瞧他們到底能協助你什麼事情吧！

 

商務中心的秘書服務
其實就跟各家商務中心有提出不同的租借方式及服務一樣，每家所提供的秘書服務也都不會完全相同，這邊會列出編整理出來，商務中心中最常見到的秘書服務供大家參考。

• 電話接聽過濾
• 訪客接待
• 餐點代訂
• 文書處理
• 會議室租借
• 包裹、信件代收代寄
• 零食、咖啡放置

當然啦！如果已經親臨現場參觀的人，不妨順便詢問一下有提供的秘書服務有哪些？也可以在此時偷偷觀察一下秘書的親切度、專業度等等，畢竟是未來會一直接觸到的對象，如果看不對眼的話，可是非常麻煩！

除了基本的服務以外，其實秘書還有許多「隱藏版」的服務，在商務中心中無論遇到什麼問題，都可以找秘書討論看看，說不定可以得到意外的幫助！

額外的bonus已經偷偷透露給你們了，接下來就將每個服務的內容講解給大家知道吧～

• 電話接聽過濾

電話接聽與過濾是新創公司或是小型企業在創業初期經常會遇到的問題，在人手沒這麼多的情況下，每個人身上都背負著許多的工作任務，實在很難有人抽出時間來過濾掉廣告推銷甚至是詐騙的電話。

不過在商務中心中，會由櫃檯的秘書們替你接聽每一通來電，並且將訊息記錄下來，不會有漏掉重要來電的狀況，也不用花費時間拒絕推銷電話，每個人都能心無旁騖地完成手上的工作，對於沒有聘請專業秘書的公司來說，是可以減輕員工工作量的友善服務。

• 訪客接待

訪客接待對於不熟悉、不了解公司業務的客戶及生意夥伴來說，是第一個能夠接觸及觀察公司專業度的事情。

不管是大中小企業，在事業版圖擴張的情況下，一定多少都會有客戶或是生意上的夥伴來訪，這時如果有專業的櫃檯接待、引導，展現出公司專業的形象，不僅能讓來訪客戶對於公司的印象加分，同時爭取到合作機會的可能性也會大不少哦！

• 餐點代訂

除了公事以外，填飽肚子這種小事也可以找秘書處理！

大部分的商務中心都會有代訂便當、下午茶的服務，畢竟商務中心的概念其實就是一個共享平台，因此能夠輕易達到許多服務的最低標準，對於人數少的小型公司來說，要湊到能夠外送的金額是難上加難，但在商務中心中，只要多詢問幾間入駐的企業，就能夠輕鬆達成。

所以說，如果在商務中心肚子餓了，千萬不要害羞，一定會有人跟你一起餓，趕緊去找櫃檯的秘書幫你開單吧！

• 文書處理

商務中心的秘書各個十八武藝樣樣精通，舉凡掃描、列印、傳真，對於他們來說，通通都是小case！有一些比較專業的，甚至還具有文書翻譯的能力，如果遇到任何書面資料的事情，就去請教一下他們吧！

• 會議室租借

有些商務中心的會議室租借具有線上系統化的整理，是可以自己上網做登記或更改的，不過以目前一般的商務中心而言，多數還是由櫃檯秘書們負責登記安排，如果有這方面的需求，只要告訴櫃檯秘書，就能在指定時刻用到理想的空間。

貼心小提醒：有些商務中心的會議室、活動空間相當搶手，因為商務中心不只提供給租客租借，同時也會開放給外面需要使用的企業或個人做登記，因此建議大家如果有使用需求，可以提早一兩個禮拜預約哦！

• 包裹、信件代收代寄

乍看之下可能會覺得這個工作內容非常基本，但商務中心有來自四面八方的企業，要能夠清楚辨別信件是寄給哪一個租客、是不是廣告文宣、需不需要轉寄、是否緊急⋯等等都不是一件易事，需要秘書們高度的細心及耐心才能將這件事做得完整且不出錯。

• 零食、咖啡放置

在商場上最重要的事就是把肚子填飽，來好好解決各種問題！對於上班族來說，難免有時候會睡過頭，沒準備到早餐，或是耗腦過度導致下午茶時間肚子有點餓，這時候，找尋商務中心的秘書鐵定沒錯！

他們會像小叮噹拿出法寶一樣，立刻拿出各式點心、零食來撫慰你受傷的小心靈！另外，不同的商務中心這部分所提供的內容不完全相同，有些商務中心甚至有提供限量泡麵自己拿、咖啡機無限暢飲的超好康服務！在參觀的時候千萬不要忘記詢問這一塊了～

 

終於把所有服務都介紹完了！是不是意外的發現秘書的工作也沒有想像中的輕鬆，看似都是一些很簡單的小事，但其實魔鬼藏在細節中，這些工作任務要能完成得完美無誤，也是非常不簡單。

對於企業來說，入駐到商務中心之後，最常接觸的人就是秘書，有許多的問題跟事情都需要他們的協助，要是以上說到的這些事情全都被做得亂七八糟，想必會非常頭痛吧？因此在這裡教大家一招，在參觀時除了設備、裝潢等需要多加注意，也可以順便觀察一下秘書的儀態以及能力是否到位，說不定還能夠為自己省下一筆人事費用哦！

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