除了辦公室租賃、營業登記以外，肯沃還為了有開會需求的客人提供了一個隱秘、安靜的空間—也就是所謂的「會議室租賃」 服務！不是每個人都會創業、開公司，但多數人多少一定會有需要開會、辦活動的時候，如果是第一次租借，難免不太知道有哪些地方需要注意。

這次秘書就特別幫大家整理了一下租借場地時要注意的幾件事情，只要把這些事情確認清楚，就不用害怕當天會手忙腳亂啦！

1、參與會議的人數

在第一次收到主管指示租借會議室時，大部分人可能會有些慌亂，糊裡糊塗地就先找起了場地，卻壓根忘記了要先詢問主管「會議參與的人數」。

大部分商務中心的會議室都有大小之分，可以容納的上限人數都不太一樣，因此如果事先不知道參與會議的人數，商務中心就無法推薦給您適合大小的會議室、場地，若是又沒有時間事先場勘，就容易出現空間不夠或是過大的問題。

下一次如果又被主管要求找尋會議室時，別忘了第一件事就是先問清楚會議參與的人數，才能找到最佳的會議地點！

2、再三確認連接、投影線材

其實大部分的商務中心都會提供電腦連接到投影機的線材，不過有時遇到不同的電腦品牌，就容易出現孔對不上、裝置不相容的問題。因此在會議前，最好先與商務中心這邊確認過線材、裝置部分，若有不足的部分才能夠提前準備或是購買。

不過有時候即使已經事先確定過現場線材、裝置，難免還是會碰到不明原因無法使用、與會者電腦型號不同，所需線材不同的狀況，這邊秘書要教大家兩個秘訣，只要好好筆記下來，下次借用場地時就不用再怕發生突發狀況了！

秘訣1、場勘時現場連接使用

大部分人在場勘時，可能都只會看一下場地、動線、桌椅狀況，不會真的隨身攜帶電腦測試。但其實這個動作非常重要，只要花個五分鐘連結測試一下，就可以降低活動當天出狀況的機率！當然啦，如果有缺少什麼線材，也可以立馬知道，即時準備。

秘訣2、使用同一台電腦簡報

秘書有觀察過，會議過程如有突發狀況需要我們進去協助，十有八九是因為「輪到不同人簡報，需要更換不同的電腦連接投影」，這時就容易出現線材錯誤、裝置不相容的狀況；為了預防這類情況，可以請大家統一將欲簡報的內容上傳至會議主持人的電腦，統一由該部電腦進行操作。

3、先行確認座位排列，預留桌椅排列時間

這邊要先給大家建立一個觀念：除了事先約定好的狀況以外，大部分的商務中心跟專門的場地出租方，提供的商品跟服務就僅只有「場地/設備」，並不包含人員事先幫承租方排列桌椅的部分哦！

不同的會議進行方式會有不同的桌椅排列，因此若要讓會議能夠順暢地進行，也建議大家在活動前可以先研究一下怎樣的桌椅擺放方式會更好。

若有特殊的桌椅排列需求，或是需要額外提供的服務，就需要先行跟出租方確認過，包含：茶水供給、洗手間位置、列印設備等等，否則在會議時不小心出了岔子，可是會在客戶或是老闆面前出糗的！

最後，再給大家一個注意清單，別忘了在活動進行前確認再確認！

• 場地容納人數上限
• 是否有人員引導、指示
• 場佈、場覆時間可用時間
• 是否提供（無線、有線）網路、網路速度快慢
• 會議室設備（投影幕、投影機、麥克風、音響、連接線材、延長線、白板等）
• 會議室內是否有插座
• 會議室內桌椅數量、排列方式
• 是否供給茶水、咖啡、冷熱飲、零食
• 附近停車資訊、路線指引資訊

閱讀完這篇後，是不是頓時覺得要找到合用舒適的場地也不是這麼困難了？其實，歸咎以上，最重要的就是在會議進行前至少要到現場場勘過一次，才不會因為任何事情延誤到了會議的進行。

畢竟，在客戶跟老闆面前把會議給搞砸，絕對不是個聰明的好點子，對吧？

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